Khi bước vào giai đoạn thành lập công ty, việc lựa chọn văn phòng không chỉ dừng lại ở chỗ “có chỗ ngồi làm việc”. Không gian này còn là nơi đặt trụ sở pháp lý, tiếp khách, xây dựng hình ảnh thương hiệu và tổ chức vận hành thực tế. Tuy nhiên, nếu không có quy trình rõ ràng, doanh nghiệp rất dễ rơi vào tình trạng lãng phí thời gian, phát sinh chi phí và chọn sai mô hình thuê. Maison Office đồng hành cùng hàng ngàn doanh nghiệp trong hành trình cho thuê văn phòng, hỗ trợ trọn gói quy trình thuê – ký kết – setup – vận hành. 1. Xác định nhu cầu văn phòng theo giai đoạn phát triển Trước khi tìm kiếm, bạn cần trả lời rõ: Doanh nghiệp có bao nhiêu nhân sự trong 6 – 12 tháng đầu? Có cần không gian tiếp khách, phòng họp, pantry riêng không? Mục tiêu thuê: làm việc dài hạn hay chỉ cần đăng ký trụ sở? Ngân sách thuê tối đa/tháng là bao nhiêu? Việc xác định rõ các tiêu chí này sẽ giúp lọc nhanh loại hình văn phòng phù hợp: truyền thống, chia sẻ, hoặc văn phòng trọn gói – đặc biệt hiệu quả với startup giai đoạn đầu. 2. Tìm kiếm tòa nhà và khảo sát mặt bằng Giai đoạn này thường kéo dài từ 5 – 10 ngày, tùy vào mức độ cấp thiết. Nên thực hiện: Tìm kiếm qua các đơn vị uy tín (như Maison Office), tránh tự liên hệ tòa nhà vì thiếu dữ liệu so sánh Khảo sát thực tế 3 – 5 phương án để so sánh vị trí – layout – tiện ích Ghi nhận: diện tích thực tế, ánh sáng, điều hòa, hệ thống PCCC, bảng giá chi tiết Lưu ý: Không nên chọn mặt bằng chỉ vì “mới, đẹp”, mà cần đánh giá khả năng vận hành thực tế và pháp lý. 3. Phân tích chi phí và thương lượng điều khoản Không chỉ dừng lại ở đơn giá thuê/m², bạn cần làm rõ: Chi phí quản lý, VAT, phí gửi xe, phí ngoài giờ Chi phí setup nội thất, thời gian miễn phí thi công Tỷ lệ tăng giá hàng năm (thường 5–10%) Điều kiện chấm dứt hợp đồng sớm Maison Office sẽ thay bạn phân tích toàn bộ chi phí ngắn – trung – dài hạn, giúp thương lượng điều khoản tốt hơn ngay từ đầu. 4. Ký kết hợp đồng thuê văn phòng Hợp đồng cần có các nội dung: Thông tin pháp lý 2 bên, diện tích, vị trí thuê Trạng thái mặt bằng bàn giao Thời gian thuê – gia hạn – chấm dứt – đặt cọc Nghĩa vụ thanh toán – điều khoản bảo trì, bảo hành Nên yêu cầu bên cho thuê cung cấp bản hợp đồng mẫu trước 2 – 3 ngày để có thời gian rà soát và điều chỉnh nếu cần. 5. Thi công setup nội thất (nếu là văn phòng truyền thống) Giai đoạn này cần: Bản vẽ kỹ thuật được tòa nhà duyệt (liên quan đến PCCC, tải trọng, hệ thống điện nước…) Đội ngũ thi công có kinh nghiệm với tòa nhà văn phòng Thời gian thi công nằm trong giai đoạn miễn phí đã thỏa thuận 6. Bàn giao và đưa vào vận hành Kiểm tra mặt bằng theo đúng trạng thái cam kết Ký biên bản bàn giao, nhận thẻ ra vào, hướng dẫn kỹ thuật Đăng ký thông tin doanh nghiệp với cơ quan thuế, ngân hàng, đối tác… Đừng quên cập nhật địa chỉ văn phòng mới trên các kênh truyền thông: website, Google Maps, email công ty, chữ ký số... Maison Office - Công ty tư vấn cho thuê văn phòng Website: https://maisonoffice.vn Văn phòng TP.HCM: Tầng 3, ACM Building, 96 Cao Thắng, Phường Bàn Cờ, (Quận 3) TP.HCM Văn phòng Hà Nội: Tầng 1, Tòa nhà AC, 3/78 Duy Tân, Phường Cầu Giấy, (Quận Cầu Giấy) Hà Nội Email: [email protected]
